إدارة المشاريع.. مقاييس كفاءة المشروع، في بادئ الأمر يظهر لكم أن الأمر مجرد كلمات تم تنظيمها وترتيبها بجانب بعضها البعض من أجل الحصول على منصب ذي مكانة مرموقة.

ولكن الأمر ليس هكذا، حيث إن إدارة المشاريع يترتب عليها العديد من المسؤوليات التي تؤرق صاحبها بشكل كبير، وذلك تخوفًا من أن لا يكون على قدر من المسؤولية.

ونحن في السطور القادمة سوف نوضح لكم معلومات دقيقة عن هذا الأمر.

مفهوم المشاريع

إليكم تعريف مبسط عن المشاريع، وذلك على هذا النحو:

• أن المشاريع عبارة عن عدد من الأمور التي يتم ترتيبها بجانب بعضها البعض والسير على نهج كل أمر من هذه الأمور بشكل مرتب، وذلك من أجل الوصول إلى تحقيق هدف معين ومحدد.

المصاعب والتحديات

سوف نضع أمامكم خلفية مسبقة عن المصاعب والتحديات الموجودة في أي مشروع ومن الممكن أن تواجه أي شخص في بداية عمله، أو في المنتصف، وأبرز هذه المصاعب:

• أولًا هو أن تتم إدارة المشاريع وفق المعطيات الموضوعة من أجل إنجاز المشروع دون الخروج عن أي من هذه الأشياء التي وضعت له مسبقًا، وهذا الأمر يمثل تحديًا كبيرًا.
• ثانيًا تحقيق أفضل جودة ممكنة بأقل التكاليف وأقل الخسائر، وهذا الأمر من أصعب وأكثر التحديات التي يضعها مدير المشروع أمام نفسه لكي يثبت للجميع أن المشروع الخاص به مختلف تمامًا، فليس مشروعًا مقدمًا وفق خطة موضوعة فقط، بل على العكس هو مشروع تم إنجازه بشكل وبطريقة مختلفة، وعائد بفائدة عظيمة على الجميع.

مقاييس كفاءة المشروع

يوجد عدد من المقاييس التي توضح لنا مدى كفاءة المشروع، ويمكن معرفتها من خلال الآتي:

• الوقت: أولًا الوقت من أكثر الأمور التي تحدد لنا مدى الكفاءة التي يتمتع بها هذا المشروع، وهل يمكن إنجاز ما ينشده المشروع في أقل وقت ممكن، أو على الأقل في الوقت الذي تم تحديده مسبقًا.
• التكلفة: وهذا الأمر هو ثاني المقاييس التي تتيح لنا معرفة كفاءة المشروع، حيث إن المال والاهتمام بتوزيعه وفق خطة موضوعة داخل المشروع يمكن الاستفادة منه بأكبر شكل ممكن دون أن يحدث أي إهدار في هذا المال، أو زيادة التكلفة عن الحد الأقصى الموضوع منذ وضع خطة مدروسة لهذا المشروع أم لا.
• الجودة: وهي آخر مقياس يحكم على كفاءة المشروع، وهو الأهم في كل هذه المقاييس، لذا دائمًا ما يحرص مدير المشروع على الموازنة بين هذه المقاييس الثلاثة بأفضل شكل ممكن وعدم الخروج عن المتوقع.

الموازنة بين الوقت والكفاءة

سوف نوضح لكم أهمية الموازنة بين الوقت المحدد لإنجاز عمل، والتكلفة المترتبة على إنجاز هذا العمل في هذا الوقت، وذلك على هذا النحو:

• يجب على المدير المسؤول عن مشروع ما أن يوازن بين الأدوات المستخدمة اللازمة لإنجاز عمل ما وتحقيق أهداف ممكنة ومرجوة منه بشكل لا يهدر من خلاله الكثير من المال وزيادة التكلفة عن الحد الموضوع ضمن الخطة الاستراتيجية للمشروع.
• كما أن المدير في بعض الحالات يضطر إلى القيام بزيادة عدد الساعات لهؤلاء العمال المتواجدين من أجل العمل في هذا المشروع.
• في بعض الأحيان تكون زيادة عدد الساعات غير كافية للقيام بإنهاء المشروع في وقت محدد، وبشكل إلزامي على المدير أو المسؤول أن يتكفل بزيادة عدد العاملين من أجل سد احتياجات الوظيفة، وإنجاز كل ما فيها في أسرع وقت ممكن.

شاهد أيضًا: دورة أخصائي الجودة الصحية CPHQ

إدارة المشاريع

سوف نشرح لكم الكيفية والطريقة التي توضح لكم ماهية إدارة المشاريع، والدور الهام الذي يقوم به الشخص الذي يتولى هذا المنصب، وذلك في النقاط الآتية:

• إن الإدارة تتلخص في الإشراف والمسؤولية عن كل صغيرة وكبيرة داخل المؤسسة العملية المتعلقة بهذا المشروع.
• كما أن الإدارة تحتم على المدير أن يتمكن من الموازنة بين الوقت والتكلفة، وأيضًا يوازن بين الوقت والتكلفة والجودة، وألا يحدث خلل في أي من هذه الأشياء الثلاثة أو أن يلحق ضرر أو خلل بأي منها.
• ويترتب على ذلك تعطيل المشروع، لذا دائمًا يجب أن يكون المدير في حالة يقظة دائمة، وذلك تحسبًا لأي خطأ ممكن أن يحدث.
• أيضًا من أهم الالتزامات المتعلقة بإدارة المشاريع هي تحقيق الهدف المنشود في أكثر وقت مناسب، لذا دائمًا يتم اختيار مدير المشروع بشكل دقيق وفي حالة من التأني، وذلك تجنبًا لأي خسائر من الممكن أن تحدث.