السكرتارية التنفيذية  في إدارة الأعمال من أكثر الوظائف الهامة في نجاح الشركات ولها دور هام في إدارة أعمال المدير حيث تجعل عمل المدير يتم بسلاسة، كما أنه ينوب عن أعمال المدير في حال سفره أو غيابه عن المؤسسة، وعلى السكرتير التنفيذي أن يمتلك الكثير من المهارات التي تجعله يعمل في هذا المنصب، ويقوم السكرتير الناجح بمهام عمله وعمل المدير أيضًا.

أهمية دور السكرتير التنفيذي في الشركات

لا يمكن الاستغناء عن السكرتير بوجه عام في الشركات أو المؤسسات لأنه يساهم في إتمام بعض الأعمال المكتبية بسلاسة، بالإضافة إلى تدوين الملاحظات الهامة وتنظيم جدول مواعيد المدير وإدارة حجز المواعيد والاجتماعات، واستلام البريد، كما أنه عليه أن يكون مكتسبَا لبعض المهارات الشخصية التي تساعده في النجاح.

مهارات السكرتير التنفيذي

لكي تكون سكرتير تنفيذي ناجح من الضروري أن تتمتع ببعض المهارات الخاصة التي تتمثل فيما يلي:

• القدرة على التواصل اللفظي والكتابي: مهارات التواصل اللفظي والكتابي لها دور فعال في نجاح السكرتير لأنها تمكنه من القدرة على التواصل مع المدير والزملاء والموظفين والعملاء بكل مهارة، ويكون قادرًا على الرد على الهاتف والتواصل الاجتماعي مع الآخرين عن بعد أيضًا، التواصل الفعال والواضح والودي يساعدك في توصيل المعلومات بكل سهولة ووضوح.
• المهارات التكنولوجية: بسبب غزو التكنولوجيا والانترنت لمجال إدارة الأعمال فعلى السكرتارية التنفيذية أن تكون على دراية تامة بالتعاملات التكنولوجية ويكون لديها هذه المهارات لإنجاز الأعمال في أسرع وقت ممكن، حيث يجب أن يكون قادرًا على القدرة على البحث عن البيانات وعمل العروض الوثائقية وغيرها.
• مهارة التنظيم: السكرتير الناجح يكون قادرًا على تنظيم العمل وتنظيم مواعيد الاجتماعات الخاصة بالمدير، لذا فإنه يحتاج إلى اكتساب مهارات تنظيمة عالية.
• إدارة الوقت: إدارة الوقت من أهم المهارات التي يجب أن تكون لدى السكرتير، لذا يجب أن تتعلم مهارة إدارة وتنظيم الوقت والمواعيد حتى تكون سكرتير ناجح.
• التفكير النقدي وحل المشكلات.
• القدرة على التكيف.
• المرونة.
• الاحترافية وحسن التدبير.

مهام السكرتير التنفيذي

يتمثل مهام وإدارة السكرتير التنفيذي في مجال إدارة الأعمال فيما يلي:

• ينوب عن الرئيس في بعض الأعمال، وفي بعض الأحيان يدير الموظفين في حال غياب المدير.
• يشرف على تنفيذ القرارات التي اتخذها المدير.
• إعداد التقارير.
• تنظيم جدول مواعيد المدير.
• إعداد تقارير العملاء.
• يقوم بعمل بعض الاجتماعات بدلًا من المدير.
• التعرف والقيام ببعض المهام القانونية

اقرأ ايضاً: أهمية ادارة الأعمال في نجاح الشركات

شاهد: دبلوم المدير التنفيذي